Guia Completo para Abrir seu Escritório de Advocacia: Do Registro à Gestão Financeira

Guia Completo para Abrir seu Escritório de Advocacia: Do Registro à Gestão Financeira

Abrir um escritório de advocacia envolve uma série de etapas, desde o registro na OAB até a gestão financeira do negócio. Este artigo visa apresentar um guia completo para advogados que desejam iniciar seu próprio escritório, abordando os aspectos burocráticos, tributários e financeiros essenciais para o sucesso.

1. Registro e Legalização do Escritório:

• Registro na OAB: O primeiro passo é registrar o escritório na OAB (Ordem dos Advogados do Brasil). O processo inicia na área restrita do site da OABSP, utilizando a ferramenta Integradora REDESIM OABSP. Essa ferramenta direciona para o VIARÁPIDA da Redesim.

• Viabilidade: Através do login no gov.br, é necessário verificar a viabilidade do endereço do escritório junto aos órgãos responsáveis (prefeitura e OAB). Essa consulta verifica se o endereço escolhido é permitido para a atividade advocatícia.

• CNPJ: Após a aprovação da viabilidade, a Receita Federal verificará se há pendências que impeçam a abertura do CNPJ. É recomendado abrir uma conta corrente para a empresa em um banco digital que não cobre tarifa de manutenção. Bancos como C6 e Cora são citados como exemplos.

• Contrato Social: O contrato social deve seguir o mesmo nome utilizado na viabilidade e será preenchido com os dados já informados. O registro do contrato social na OAB tem um custo a ser pago, em 2024 era de R$ 1.200,00 .

• Registro na Prefeitura: Após o registro na OAB, é necessário registrar o escritório na prefeitura, o que pode envolver um custo adicional. Em Santo André, por exemplo, o custo a depender do município, en Santo André no ano de 2024 era de R$ 300,00. Outras prefeituras podem não ter custo ou ter outros valores.

2. Opção pelo Simples Nacional:

• Simples Nacional: É recomendada a opção pelo Simples Nacional, pois a alíquota inicial é de 4,5% sobre o rendimento bruto, desde que não haja funcionários nem pro labore.

• Contabilidade e CPP: Caso haja funcionários ou pro labore, é necessário contratar um contador. Será preciso pagar a CPP (Contribuição Previdenciária Patronal) separadamente, além de emitir a SERIP e fazer a declaração REINF no e-social e DCTF Web no site da receita, o que pode demandar tempo.

• Opção pelo Simples: Para optar pelo Simples, acesse o E-cac (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) com seu perfil no gov.br e selecione o perfil da empresa.

3. Emissão de Notas Fiscais e Obrigações Mensais:

• Emissão de Notas Fiscais: As notas fiscais são emitidas no site do Emissor Nacional de Notas Fiscais (NFSe), acessível pelo gov.br ou token.

• Token: O token da empresa é necessário para protocolar documentos com CNPJ, mas não é obrigatório, e tem um custo de R$ 260,00 referência ano de 2024.

• DAS Mensal: É necessário declarar o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) mensalmente até o dia 20 de cada mês. A não declaração mensal gera multa de R$ 50,00, mesmo sem movimento.

• DEFIS Anual: Até 31 de março, deve ser declarada a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), que é a declaração de IR da empresa. É importante juntar todos os comprovantes de custos do escritório com CNPJ, pois nos primeiros anos geralmente não há lucro a declarar.

4. Responsabilidades e Obrigações Tributárias:

• Sistema de Comunicação Eletrônica (DTE-SN): É crucial acompanhar o DTE-SN, que serve para receber intimações e comunicações dos órgãos governamentais. O acesso ao DTE-SN é feito pelo Portal do Simples Nacional ou pelo e-CAC. O sistema envia alertas sobre novas mensagens.

• Regime de Apuração: A opção pelo regime de apuração (competência ou caixa) deve ser feita anualmente, sendo irretratável para todo o ano-calendário. A opção é feita no cálculo da competência 11 (novembro) para empresas já em atividade, ou no mês de abertura para empresas novas. No regime de caixa, o valor apurado serve para a base de cálculo mensal, enquanto o regime de competência é usado para os limites e alíquotas.

• eSocial: Ao acessar o eSocial pela primeira vez, é necessário mudar o responsável para o da empresa, selecionar o módulo geral e inserir a data de início da obrigatoriedade. É preciso preencher os campos observando a classificação tributária 02, que se refere a tributação previdenciária não substituída. O não cumprimento gera multa por entrega em atraso. O eSocial é integrado ao sistema da DCTFWeb.

• DCTFWeb: A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) é gerada a partir das informações do eSocial e da EFD-Reinf. A DCTFWeb deve ser entregue até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores. Em caso de não entrega ou entrega em atraso, é gerada a MAED (Multa por Atraso na Entrega da Declaração). É possível emitir o DARF da MAED a partir da DCTFWeb original.

• PGDAS-D: O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional) é utilizado para declarar o valor mensal devido do Simples Nacional e gerar o DAS. O acesso ao PGDAS-D pode ser feito pelo Portal do Simples Nacional ou pelo e-CAC. Para acessar o PGDAS-D pelo Portal do Simples Nacional, é necessário gerar um código de acesso. A declaração mensal no PGDAS-D deve ser feita mesmo sem receita no período de apuração. É importante observar os casos de isenção, redução, substituição tributária e exigibilidade suspensa ao preencher a declaração no PGDAS-D.

5. Honorários e Aspectos Contratuais:

• Contratos de Honorários: Nos contratos de honorários, deve constar a sociedade de advogados, assim como na procuração, para que a sucumbência seja recebida pela sociedade. É possível que seja necessário apresentar o contrato social da sociedade para conseguir receber a sucumbência.

• Honorários: Os honorários são um direito do advogado e têm natureza alimentar, com os mesmos privilégios dos créditos da legislação trabalhista.

• Pagamento de Honorários: O advogado pode solicitar que o pagamento dos honorários seja feito em favor da sociedade de advogados que integra.

• Distribuição de Lucros: Em vez de pro labore, os sócios podem receber a partição dos lucros após a apuração no final do ano, desde que haja balanço demonstrando o lucro. É possível estipular em contrato social que os sócios não receberão pro labore, sendo remunerados apenas pela lucratividade do capital, sem incidência de tributo.

• Contabilidade: A contabilidade deve demonstrar o resultado e a distribuição de lucros, que não pode ser feita antes da demonstração do resultado.

6. Controle Financeiro e Gestão:

• Prestação de Contas: Os administradores são obrigados a prestar contas aos sócios, apresentar inventário anualmente, balanço patrimonial e de resultado econômico.

• Distribuição de Lucros: A distribuição de lucros deve ser documentada no contrato social e só pode ser feita após a demonstração do resultado.

O momento de emitir a nota fiscal e o valor da nota é importante por determinar o imposto a ser recolhido, vale dizer que a nota é o valor recebido pela empresa, assim a causa de 100mil, 30%, 30mil.

Considerações Finais:

A abertura de um escritório de advocacia envolve um planejamento cuidadoso e a compreensão das obrigações legais e tributárias. É fundamental manter-se atualizado sobre as mudanças na legislação e buscar o apoio de um contador para garantir a conformidade fiscal e a saúde financeira do negócio.

Este artigo fornece uma visão geral dos principais aspectos a serem considerados ao abrir um escritório de advocacia. Para mais detalhes e informações específicas, é recomendável buscar orientação profissional.

Ednei Mauro Advogado

nosdireitos@gmail.com